6 правил ділового листування, про які варто знати кожному
В епоху інформаційних технологій та інтернету ми все частіше вирішуємо питання не за допомогою телефонного дзвінка, а скориставшись месенжером чи електронною поштою. У цьому є безліч переваг: ви можете коротко і по суті донести свою думку, всі домовленості будуть зафіксовані письмово, ви не боїтеся застати співрозмовника зненацька. Але далеко не завжди цей метод є ефективним. Особливо в тому випадку, якщо ви не дотримуєтеся базових правил ділового листування:
- Вітання
Стислість - сестра таланту, але не варто забувати про ввічливість. Навіть якщо ви пишите нагадування людині з однієї фрази, напишіть на початку листа хоча б нейтральне «Добрий день».
- Відсутність граматичних помилок
Що може бути гіршим, ніж отримати лист з купою помилок? Завжди перевіряйте правильність написання слова, якщо у вас є сумніви. Занадто складні пропозиції розбивайте на прості, і замість ініціалів використовуйте повне звернення на ім'я та по батькові.
- Повні пропозиції
Жодних «ок», «спс», «пжлст». Скороченнями ви не заощадите багато часу, а ось співрозмовнику доведеться губитися в здогадах та сумнівах, щоб розшифрувати ваше зашифроване послання.
- Відсутність знаків оклику
У художній літературі знаки оклику використовуються для того, щоб вказати на підвищений тон або висловити сильні почуття. У діловому листуванні ці знаки краще не використовувати, тому обмежтеся простими точками.
- Відсутність канцеляризмів
Занадто складні конструкції давно перестали виглядати пафосно та вказувати на красномовство та високий інтелект. Більше того, за ними дуже складно розглянути зміст повідомлень. Намагайтеся виявляти повагу не розумністю слів, які вживаєте, а тим, що ви хочете сказати.
- Вказування теми листа
Щоб одержувач відразу зрозумів, про що ваш лист, і він не вирушив у спам, не лінуйтеся чітко та лаконічно прописувати суть вашого звернення, пише storinka.com.ua .
Почитати ще:
