6 головних правил ділового спілкування у месенджерах, які не можна ігнорувати
Етикет, або правила поведінки, відіграють важливу роль у всіх сферах життя, і ділове спілкування не виняток. У давнину зразком ділового спілкування вважався грецький етикет. Римські посли неодноразово дивувалися спокою та ввічливості греків. Головними правилами античного етикету було не переривати промови співрозмовника та утримуватися від публічних звинувачень третіх осіб. У Середньовіччі спілкування серед представників лицарського стану регламентувалося великим зведенням правил, які спиралися на ієрархію, кодекс честі та моральні норми. Саме слово «етикет» виникло при дворі французького монарха Людовіка XIV у 17 столітті. З розвитком буржуазних відносин законодавцями норм ділового етикету стали англійці, а виховану людину обов'язковою рисою стала «елегантна незворушність».
На початку нашого століття, коли робоче листування відбувалося виключно в електронній пошті, відповідати на листи один раз протягом дня було нормою, а кожен лист був об'ємним за змістом. Сьогодні, коли балом править миттєва комунікація через месенджери у смартфонах, темп та характер ділового спілкування суттєво змінилися. Розберемося, дотримання яких правил допоможе вам завжди гідно виглядати у спілкуванні з колегами та діловими партнерами.
Повага та ще раз повага
Після закінчення робочого дня ми можемо спокійно продовжити обговорення своїх особових справ у месенджерах, але на вирішення робочих питань навряд чи захочеться витрачати час, відведений для відпочинку. Багато хто нехтує цим правилом і відправляє «робочі» повідомлення у вихідні чи вечірній час — адже здається, що співрозмовник прочитає послання та відповість тоді, коли сам вважатиме за можливе. Насправді, подібні моменти створюють відчуття дискомфорту — адже порушується особистий простір. Краще залишити подібні обговорення на час робочого дня, звичайно, якщо це не стосується чогось термінового чи форс-мажорного.
Будьте «пунктуальні»
Зрозуміло, месенджери допомагають швидше вирішувати більшість робочих питань. Якщо електронною поштою стандартний термін відповіді — в межах двох діб, то спілкування в месенджерах передбачає досить швидку реакцію на повідомлення. Причому вона може змінюватись від кількох хвилин до кількох годин — залежно від ситуації.
Якщо ви не маєте можливості досить оперативно відповісти на повідомлення в месенджері або потрібно взяти паузу на підготовку відповіді або формулювання думок — не варто ігнорувати співрозмовника. Відмінне та ввічливе рішення – попередити, що вам потрібно трохи більше часу на відповідь і ви обов'язково повернетеся зі зворотним зв'язком.
Не кажіть — пишіть
Телефонний дзвінок повністю відволікає увагу, змушуючи людину переривати інші справи, тому не дзвоніть колегам без попередження, якщо не йдеться про щось надзвичайне. Щоб обговорити те, що може бути незручним для листування, домовтеся про дзвінок заздалегідь, у зручний для вас час. Те саме стосується голосових повідомлень у месенджерах — більше половини користувачів їх не люблять і дуже справедливо: їх незручно слухати в громадському місці, особливо на роботі, і вони теж забирають усю увагу на себе. Тому голосові повідомлення рекомендуємо залишити для тих близьких, хто не проти спілкуватися в такому форматі.
Заощаджуйте повідомлення
На відміну від паперу в принтері, повідомлення в месенджері не закінчаться, чого не можна сказати про терпіння людини, коли йому надходить десяток коротких повідомлень. Намагайтеся, щоб кожне повідомлення у листуванні містило закінчену думку. І, звичайно, не відправляйте лаконічне «Доброго дня!», щоб потім десять хвилин тримати співрозмовника в очікуванні, набираючи основне повідомлення. Якщо якісь робочі питання може бути важко сформулювати швидко, скласти і відредагувати повідомлення можна заздалегідь.
Наприклад, у месенджері Viber для цього підійде розділ "Мої нотатки" - по суті це чат із самим собою, де можна зберігати не тільки записи, а й файли та фотографії, а також складати списки та встановлювати нагадування.
Пожвавлюйте спілкування, але в розумних межах
Зазвичай, переписуючись у месенджерах, ми використовуємо безліч візуальних доповнень – смайликів, гіфок чи стікерів. Однак у діловій комунікації це завжди доречно і може призвести до незручних ситуацій. Щоб їх уникнути, насамперед звертайте увагу на те, чи використовує ваш співрозмовник подібні фішки. Так ви найшвидше зрозумієте, наскільки доречно відправляти смайлики або стікери конкретній людині. Пам'ятайте, що всі ми по-різному сприймаємо комунікацію: для когось відсутність дужки чи наявність точки наприкінці пропозиції може стати ознакою серйозності чи образи. У будь-якому разі краще уникати стікерів та смайликів, які можуть бути сприйняті двозначно і не надто бути зрозумілими співрозмовнику.
Будьте душею компанії
Яка робота без посиденьок на офісній кухні та обговорення не самих робочих питань? Сьогодні, коли багато хто працює віддалено або в гібридному форматі, а підтримувати емоційний зв'язок з колегами дуже хочеться, заміною такої «кухні» може стати груповий чат у месенджерах. Якщо у вашому колективі його ще немає, виявіть ініціативу. Можливість створення групових чатів сьогодні є практично у всіх популярних месенджерах. Який з них вибрати - залежить від ваших звичок, уподобань та оточення. Так, наприклад, у групових чатах у Viber, швидко реагувати на повідомлення за допомогою емоцій, проводити опитування та вікторини, закріплювати вгорі чату важливу інформацію. А якщо ваша команда інтернаціональна, то на цей випадок буде зручно скористатися вбудованим в месенджер миттєвим перекладом повідомлень.
Почитати ще:
