Делегування: що це і як це правильно робити
Якщо у вас погано з делегуванням, і ви відчуваєте, що втомилися все тягнути на собі, ця стаття для вас.
ЩО ТАКЕ ДЕЛЕГУВАННЯ?
Вміння делегувати — навичка, корисна не тільки в роботі, а й у побуті. При цьому важливо пам'ятати, що між делегуванням та дорученням є суттєва різниця. Доручення - це коли ви дали комусь (нескладне) завдання, але самі не збираєтеся брати участь у його виконанні. Делегування — це намір перенаправити на когось свої турботи, що вимагає від вас не лише чіткої вказівки термінів та результатів, а й контролю над виконанням зазначених завдань.
Мудрі керівники дотримуються правил нобелівського лауреата Вудро Вілсона: «Я використовую не лише свій мозок, а й усе, що можу запозичити». Орієнтир на приказку: «Хочеш, щоб щось було зроблено добре, зроби це сам» — прокляття амбітного лідера, і якщо ви бажаєте досягти успіху, вам необхідно викинути цей принцип із голови. Багато менеджерів переслідує думка, що ніхто, крім них, не здатний нормально впоратися з роботою, але поки вони не позбудуться цієї нав'язливої ідеї, доступ до вищих кар'єрних щаблів буде для них заблокований.
ЯК ПРАВИЛЬНО ДЕЛЕГУВАТИ?
Делегування повноважень - важливий інструмент грамотного менеджера, який служить розвитку як боса, так і підлеглих. Навіщо керівнику необхідно вводити делегування?Завдяки делегуванню відповідальності керівник звільняє час для вирішення стратегічних питань, підвищуючи власну продуктивність, навчаючись покладатися на співробітників та надаючи їм можливість напрацювати досвід у самостійному вирішенні ділових завдань. У побуті делегування обов'язків розвантажує від надмірних турбот та допомагає у вихованні дітей. Або подружжя, кому що важливіше.
ЯКІ ЗАВДАННЯ УПРАВЛІННЯ НЕ ДЕЛЕГУЮТЬСЯ?
Головні помилки делегування — це відмова від такої практики і делегування не безпосередньо, а через іншого співробітника. Також існують завдання, які не можна делегувати в процесі управління, наприклад, передавати функції керівника, термінові та надто складні завдання. Також, делегуючи свої повноваження, керівник спочатку має розібратися в задачі самостійно та переконатися, що на її реалізацію у підлеглих буде достатньо часу.
Ось п'ять основних засад, які допоможуть налагодити ефективний процес делегування повноважень.
1. З'ясуйте, які повноваження можуть бути делеговані.
Ефективне делегування — це планомірний процес, який починається з вибору обов'язків, що передаються. Визначте, які завдання підлягають делегуванню насамперед. Відтворіть - в розумі, а краще текстом - свій список завдань і розділіть його на два додаткові: 1) те, що вам доведеться робити поодинці і 2) те, що інші можуть зробити за вас. Все, що потрапить до другого списку, є можливість делегування.
2. Виберіть відповідного виконавця.
Ендрю Карнегі серед інших мудростей одного разу видав таку істину: «Секрет успіху не в тому, щоб робити свою роботу, а в тому, щоб знайти відповідну людину, яка зможе її виконувати». Ключ до пошуку «заступника» — відповідність навичок та серйозне ставлення до поставленої мети. Ще один лайфхак: доручіть весь обсяг турбот за конкретним завданням одній людині. Це підвищує його відповідальність, мотивацію і також вчить делегувати, якщо потрібно.
3. Визначте терміни та результати.
Не тільки проговоріть їх усно, а й надішліть інформацію письмово — у робочому месенджері або електронному листі. Дайте виконавцю чітку інформацію про те, що, чому, коли, хто та де. Не вирішуйте за нього питання «як» — призначайте завдання, а не метод виконання. Коли мета ясна, співробітник вільний використовувати власні здібності та ресурси для її досягнення, які, можливо, ефективніші за ті, що доступні вам.
4. Призначте дати проміжних звітів.
Спочатку обмовте дати очікуваного фідбека про хід виконання проекту. Перший етап зворотного зв'язку: звіти про завантаження та результати ваших підопічних - все, що вони зробили минулого тижня, план дій на наступні, супутні проблеми. Другий: зустріч чи созвон у той самий день, щоб обговорити стан справ. Так ви зможете тримати руку на пульсі подій та вчасно визначати потребу у допомозі.
5. Уникайте зворотного делегування.
Якщо вас не влаштовує прогрес, не піддавайтеся спокусі скасувати завдання. Зважайте на особливості людської психіки — іноді співробітник навмисно саботує проект, щоб ви захотіли повернути делеговане собі. Це і справді спокусливо, особливо коли вам зрозуміло, що він/вона страждає і/або не справляється. Забороніть собі подібну м'якотілість, зусиллям волі запустивши педагогічні здібності. Наполегливо та з розумінням (хоча б у голосі) підштовхніть колегу за межі зони комфорту, роз'яснивши принагідно, що все це – необхідна частина професійного розвитку. Оцінюйте виконану роботу, заохочуйте результати, але не забувайте вказувати на недостатню продуктивність.
Почитати ще:
