Особливості переходу на електронний документообіг в Україні

Просмотров: 186
Особливості переходу на електронний документообіг в Україні

В Україні електронний документообіг не є чимось новим – законодавчо його було затверджено ще у 2003 році. З його допомогою можна швидко передати, редагувати, підписати та зберігати внутрішні, зовнішні документи, використовуючи спеціальне програмне забезпечення. Коли з'явилися технології хмар, робота з електронними документами вийшла на новий рівень. Серед їхніх головних переваг варто виділити наступні:

  • В офісі не потрібно буде зберігати безліч папок і заповнювати шафи, а також витрачати багато часу на пошук необхідного документа.
  • Усі процедури займають не більше кількох хвилин, а іноді й секунд.
  • Економія фінансів – більше не доведеться купувати папір, фарби для принтера, оплачувати послуги кур'єра.
  • Роздруківка електронних документів не потрібна – вони мають таку ж юридичну силу, як і оригінали.
  • Для засвідчення документа використовується електронний підпис, який може швидко отримати як юридична, так і фізична особа.

Незважаючи на значний список переваг, ще не всі підприємці зробили вибір на користь електронного документообігу – вони вже звикли до паперу та живого підпису й вважають його надійнішим за електронні документи. При цьому варто розуміти, що ЕДО передається захищеними каналами, а для його зберігання використовується хмарний диск.

електронний документообіг

Вчасно

Хмарний сервіс ЕДО, який доступний не тільки у веб-форматі, але може інтегруватися з ERP, CRM і електронним кабінетом на сайті компанії. Сервіс надає як основні функції, так і можливість перевірити документ за допомогою антивірусу, коментувати документи тощо. Сервіс пропонує скористатися різними послугами компанії, які легко інтегруються один з одним.

M.E.Doc

Йдеться про мультифункціональну платформу для бізнесу, яка забезпечує обмін електронними документами, використання програмного РРО та ведення звітності. За допомогою сервісу можна сформувати звітність до державних контролюючих органів, а також обмінюватися документами з іншими контрагентами.

Доступні додаткові модулі, що дозволяють нараховувати зарплату, вести облік товарів, що входять до категорії підакцизних тощо. По всій Україні компанія має сотні офісів. Ціна послуг безпосередньо залежить від вибраних функцій та модулів.

Paperless

Цей сервіс був створений ПриватБанком та використовується виключно для документообігу. Це відмінний варіант для швидкого надсилання та підпису договору або будь-якого іншого робочого документа, який надалі буде збережений у хмарному середовищі. Майданчик доступний для використання юридичним, фізичним особам, ФОП. Він повністю безкоштовний.

За словами розробників, система дозволяє здійснювати документообіг між партнерами та підписувати документи електронними ключами. Тут відсутній повний функціонал ЕДО, тому якщо потрібний інвойсинг або необхідно зареєструвати податкові накладні, краще скористатися окремим сервісом ПриватБанку, який також є безкоштовним. Оскільки банківська установа займається видачею електронних ключів, оформлення КЕП можливе безпосередньо на сайті сервісу. Однак це не означає, що система не працює із цифровими підписами інших банків.

Читайте також: Безкоштовне онлайн-навчання для українців під час війни.

Signy

Команда даного сервісу прагнула розробки простого, зрозумілого інтерфейсу, а також максимального спрощення процедури реєстрації – і їй це дійсно вдалося зробити. Від користувача вимагається:

  • Реєстрація.
  • Завантаження документа.
  • Підпис.
  • Надсилання.

На сервісі можлива робота з електронними цифровими та кваліфікованими підписами. Тут доступні шаблони популярних документів, передбачена функція їхнього онлайн редагування та коментування.

Deals

Ця платформа ЕДО доступна у двох різновидах:

  • Deals.Online. Йдеться про хмарний сервіс для підписання та зберігання документів у своєму обліковому записі на сервісі. Завдяки наявності мобільної версії є можливість підпису документа з будь-якого гаджета. Послуги оплачуються річною передплатою.
  • Deals.Onsite. Коробковий варіант, який потрібно один раз купити, після чого встановити на сервер підприємства. Завжди можна звернутися до служби підтримки, яка допоможе в установці та налаштуванні системи, а також виправленні технічних проблем за їх наявності.

Також сервіс пропонує кілька галузевих рішень – для банківських установ, компаній, задіяних у телекомунікаційній, IT, страховій та ритейл сфері. В умовах воєнного стану сервіс не вимагає плати – таке рішення було ухвалено для підтримки українського бізнесу.

Після вибору одного або кількох сервісів ЕДО потрібно видати відповідний внутрішній наказ про те, що підприємство переходить на електронний документ. Також не забудьте попередити про це контрагентів, надіславши їм листи.

Если увидели ошибку, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter!

БУДЕТ ИНТЕРЕСНО

Почитать еще:

Актуальные новости

НОВОСТИ ПАРТНЕРОВ