Як правильно «вести етикет» з колегами, босом та партнерами

Дотримання ділового етикету дає можливість «білим комірцям» закріпитися в компанії, яке порушення може істотно нашкодити кар'єрі. Як потрібно правильно «етикетувати» з колегами, босом та партнерами?

Директор з логістики однієї з великих торгових компаній Дмитро мав необережність зіпсувати відносини зі своєю підлеглою, порушивши правила ділового спілкування. Він помилково надіслав їй по ICQ повідомлення дуже грайливого змісту, призначене його близькій подрузі. Отримавши таке послання, співробітниця, яка нічого не підозрювала, м'яко кажучи, здивувалася. «Уявіть собі мій стан, коли я отримав гнівну відповідь від своєї підлеглої на запитання, яке я поставив зовсім іншій панночці! – розповідає директор з логістики. Вона написала мені, що не розуміє, чим викликана моя поведінка і чому я дозволяю собі так фамільярно вести по відношенню до співробітників». Щоб згладити ситуацію, Дмитро вирішив переговорити з підлеглою та все їй пояснити. Однак навіть після розмови їхні взаємини ще тривалий час залишалися натягнутими. «Мені було ніяково тому, що я так прикро помилився адресою і виставив напоказ частинку свого особистого життя, а вона відчувала дискомфорт через те, що відповіла начальству в підвищених тонах», - пояснює він.

Дмитро, хай і випадково, але порушив одне із правил ділового етикету: фліртувати зі співробітниками – поганий тон. На щастя, наш герой відбувся легким переляком (мабуть, тому що відправив послання не начальниці, а підлеглої). Але так не завжди. Деколи порушення ділового етикету здатні з ніг на голову перевернути взаємини між співробітниками. З плачевними наслідками для кар'єри.

Походження

Відразу обмовимося: діловий етикет - це правила та норми поведінки, прийняті в тій чи іншій професійній сфері.

Існують загальні принципи ділового етикету - пунктуальність, стриманість, конфіденційність, діловий стиль одягу. Останній пункт може не дотримуватися деяких професійних спільнот - серед дизайнерів та інших людей творчих професій.

Крім загальноприйнятих, у багатьох конторах є свої писані та неписані закони. Причому їх авторами може виступати і сам бос (зазвичай - у менших компаніях), і HR-відділ (у великій фірмі). Крім того, діловий етикет може бути запозичений у «материнської» компанії. Представники транснаціоналів на місцях зазвичай одержують готовий «рецепт». Який, до речі, не завжди легко адаптується до місцевих реалій.

Втім, багато великих українських конторів нині намагаються працювати за імпортним зразком. Навіть компанії без іноземних коренів часом копіюють правила транснаціональних корпорацій. Наприклад, спочатку вводять суворий офісний стиль одягу, а потім проголошують п'ятницю «вдень без краваток».

Деякі корпоративні проблеми з'являються після неприємних подій. Наприклад, фірма вводить заборону на святкування днів народжень в офісі після того, як співробітники захопилися і зіпсували майно.

Людині з боку багато хто «належить» і «не належить» можуть здатися, м'яко кажучи, несподіваними і показовими.

Наприклад, у деяких компаніях прийнято, щоб, навіть будучи друзями у звичайному житті, колеги зверталися один до одного на Ви та на ім'я по батькові. А в інших – заборонено використання ненормативної лексики. «Співробітники, які дозволяють собі лайливі слова, не затримуються в компанії, тому що їхній стиль спілкування заважає нормальній роботі».

Є й інші «фірмові» дивацтва. Наприклад, ліміт на кількість гудків у слухавці начальника. Тобто, телефонуючи шефу, можна чути не більше трьох сигналів. Мовляв, якщо протягом цього часу немає відповіді, значить начальник або зайнятий, або не хоче говорити.

У розвинених компаніях є навіть спеціальні кодекси, в яких описані моделі поведінки працівників. Таким чином, співробітникам не потрібно щоразу розмірковувати, як вчинити в тій чи іншій ситуації. А фахівцям, які щойно надійшли на роботу, після вивчення цього документа теж стає зрозуміло, що прийнято в поведінці, а що ні.

У цьому документі може бути прописано, які дії «поза етикету» співробітника можуть покарати. Наприклад, працівника може бути оштрафовано або звільнено за дарування керівництву або прийняття від начальства готівки або сертифікатів, у тому числі опціонів, акцій.

Про основні правила поведінки у конторі роботодавець часто попереджає прямо прийому працювати чи співбесіді. Якщо такої вступної був, а писаними правилами фірма не обзавелася, то співробітнику самому слід розпитати про всіх «можна» і «не можна». Особливо щодо стосунків із начальством: як звертатися, що повідомляти усно, що – письмово, чи має електронний лист статус офіційного документа чи шеф вимагає «тверду копію» тощо.

Гра в ранги

Норми поведінки в кожному випадку, ясна річ, залежать не тільки від фірми, а й від того, з ким спілкується працівник - з босом, колегою, підлеглим, партнером...

Наприклад, є загальні правила, за якими будуються взаємини з начальством. Це насамперед привітність, ввічливість, а також уміння приймати критику та похвалу. Підвищення тону на адресу керівника вважається неприпустимим. Коли емоції беруть гору над здоровим глуздом, це говорить про невміння людини керувати ними.

У той же час, цілком допустимо знати дату народження начальника і при нагоді привітати його. Це зовсім не суперечить діловому етикету. Тож можна сміливо дарувати начальству листівки чи якісь інші приємні дрібниці. Але не більше. Щоб ніхто не сприйняв це як підлабузник. Або, ще гірше – хабарництво. Поширений вихід із делікатної ситуації – колективний подарунок.

Між керівництвом та підлеглими неприпустимо панібратства. У будь-якому випадку має зберігатися певна дистанція між керівництвом та підлеглими. Тому навіть якщо начальник є другом підлеглому, не варто демонструвати ці «теплі стосунки» на роботі.

Для начальства теж є норми поведінки з підлеглими. Бос ні в якому разі не повинен звітувати співробітника в присутності його колег, що стоять нижче. Наприклад, неприпустимо, щоб бос робив догану начальнику відділу продажу при менеджерах.

Також небажано, щоб керівник був ініціатором переходу на «ти» із підлеглим. Максимум, що може собі дозволити, - це запропонувати звертатися по імені. Це дозволяє зберегти субординацію.

Взаємини з рівними за званням зазвичай нормуються менш суворо. Але загальні правила зазвичай також є. Зокрема, правила ділового етикету не заохочують розмови товаришів по службі про їхнє особисте життя в робочий час. Тож розповідати всім і всі подробиці про свої сімейні негаразди, а також про проблеми брата-свата-сестри не варто. Як мінімум, це далеко не всім цікаво. Є й суворіші прояви тієї самої заборони: у деяких конторах західного зразка «табуйовані» будь-які розмови на неробочі теми.

«Злочини...»

Правила ділового етикету передбачають, що спілкування між партнерами має відбуватися на рівних. Тому навіть на переговори компанії зазвичай надсилають рівних за статусом співробітників. Поганим тоном вважається, якщо на зустріч із віце-президентом компанії друга сторона спрямовує начальника відділу.

У партнерських взаєминах найтяжчим гріхом є порушення конфіденційності. Нехтування діловим етикетом однієї зі сторін на етапі прийняття рішення про співробітництво може призвести до того, що угода може бути укладена з іншим партнером. А на етапі співробітництва – аж до припинення взаємодії. Тому працівникові, який від імені компанії спілкується з партнерами своєї рідної контори, варто тримати мову за зубами. Навіть у колі близьких друзів, а тим більше – колег.

Запізнюватися на щотижневу планерку – погано. А от не встигати на зустріч із діловим партнером – зовсім неприпустимо. Кадровики запевняють: запізнення співробітника свідчать, що на нього не можна покластися. Якщо людина спізнюється, вона має обов'язково передзвонити та вибачитися. Запізнюватися більш ніж на десять хвилин - недозволено.

У тому, що непунктуальність – це зло, web-розробник Денис Степаненко переконався на власному досвіді. Три роки тому Денис вирішив створити власний інтернет-магазин. Інвестора йому знайшов його брат, який і домовився про зустріч із «спонсором». «На зустріч я запізнився на шість хвилин. Коли я прийшов, мій брат уже сидів один. Він накричав на мене, сказав, що я все сам зіпсував і теж пішов», - згадує Денис. Як з'ясувалося пізніше, через п'ять хвилин очікування інвестор просто заявив: «Я не маю наміру більше чекати і не готовий віддавати гроші таким безвідповідальним людям, які навіть не спромоглися попередити про своє запізнення».

До речі, про дзвінки. Згідно з правилами ділового етикету, на ділових зустрічах та переговорах слід переводити мобільний телефон у беззвучний режим.

«...і покарання»

Недотримання ділового етика часом призводить до неприємних наслідків - від догани до звільнення, або навіть кар'єрного краху. Наприклад, через те, що під час серйозних переговорів одній зі сторін не сподобалася поведінка, зовнішній вигляд, манера розмови представника потенційного партнера, угода може не відбутися. Компанія, яка втратила контракт, втрачає гроші, а відповідальність за це лягати на плечі співробітника, який «не сподобався».

Масштаб покарання прямо пропорційний величині втрати підприємства. Якщо промах фахівця незначний, його шеф може обмежитися зауваженням або доганою. А вже просувати його кар'єрними сходами точно погодять. Хоча, буває, що з «порушником» роблять ще крутіше. У світі порушення правил ділового етикету призводить до того, що з людиною просто прощаються. При цьому він може зіпсувати собі репутацію, адже йому можуть не дати рекомендаційних листів. Та й "сарафанне радіо" працює досить оперативно.

Разом: Запізнення на ділові зустрічі, неналежний зовнішній вигляд, надмірна балакучість - все це табу ділового етикету. Порушуючи закони правильної бізнес-поведінки, фахівець може втратити роботу та репутацію.