6 правил деловой переписки, о которых стоит знать каждому
В эпоху информационных технологий и интернета мы все чаще решаем вопросы не с помощью телефонного звонка, а воспользовавшись месенжером или электронной почтой. В этом есть множество преимуществ: вы можете коротко и по сути донести свою мысль, все договоренности будут зафиксированы в письменном виде, вы не боитесь застать собеседника врасплох. Но далеко не всегда этот метод является эффективным. Особенно в том случае, если вы не соблюдаете базовых правил деловой переписки:
- Приветствие
Краткость – сестра таланта, но не стоит забывать о вежливости. Даже если вы пишите человеку напоминание из одной фразы, напишите в начале письма хотя бы нейтральное «Добрый день».
- Отсутствие грамматических ошибок
Что может быть ужаснее, чем получить письмо с кучей ошибок? Всегда проверяйте правильность написания слова, если у вас есть сомнения. Слишком сложные предложения разбивайте на простые, и вместо инициалов используйте полное обращение по имени и отчеству.
- Полные предложения
Никаких «ок», «спс», «пжлст». Сокращениями вы не сэкономите много времени, а вот собеседнику придется теряться в догадках и сомнениях, чтобы расшифровать ваше зашифрованное послание.
- Отсутствие восклицательных знаков
В художественной литературе восклицательные знаки используются для того, чтобы указать на повышенный тон или выразить сильные чувства. В деловой переписке эти знаки лучше не употреблять, поэтому ограничьтесь простыми точками.
- Отсутствие канцеляризмов
Слишком сложные конструкции давно перестали выглядеть пафосно и указывать на красноречие и высокий интеллект. Более того, за ними очень сложно разглядеть смысл сообщений. Старайтесь проявлять уважение не заумностью слов, которые употребляете, а тем, что вы хотите сказать.
- Указывание темы письма
Чтобы получатель сразу понял, о чем ваше письмо, и оно не отправилось в спам, не ленитесь четко и лаконично прописывать суть вашего обращения, пишет storinka.com.ua.
